構造をそのままメッセージへ
OPQ分析を行った後にどう伝えるかも情報の受け取り手のことを考えます。
受けては内容を理解するために受け取った多くの情報をグループ化し、理解可能な考えの数に収めようとします。
それであれば、発信者があらかじめ、情報をグループ化しておけばいいのです。
そこで使われるのがピラミッド構造です。（そもそもグループ化すれば自然とピラミッド構造になりますが。）
ピラミッド型に組み立てたメッセージはそのまま文書構造になります。
文書の主メッセージは読み手の疑問に対しての答えになります。
1つにできないのであれば最初からメッセージを2つに分けて書くべきです。
同じ理由で章や段落といった下部メッセージも伝えたい内容が複数あるなら分けます。
- 文書全体で伝えたい考え→一つの文書メッセージ
- 各章で言いたいこと→一つの章メッセージ
- 各段落で言いたいこと→一つの段落メッセージ
「文書構造 = メッセージ構造」ということを意識しましょう。
4つの鉄則
このようにピラミッドを作る際に守っていただきたいことの一つとして4つの鉄則があります。
①名刺表現、体言止めは使用禁止
こうしてしまうとメッセージというよりも見出しになってしまいがちです。
これでは中身のないメッセージで終わってしまいます。
3つの文章の要約の悪い例と修正例で説明していきます。
例：
- 過去5年、ベトナム市場は年率19％で拡大している
- 過去5年、インドネシア市場は年率18％で拡大している
- 過去5年、タイ市場は年率18%で拡大している
悪い要約例：「東南アジア市場の推移」
良い修正例：「東南アジア主要国の市場は、過去5年、年率約20％近くの大きな拡大を見せている」
上の「東南アジア市場の推移」は単に3つのメッセージの見出し。
つまり、メッセージにはなっていません。
何について言いたいのかは分かりますが、「何を言いたいのか」がないのです。
メッセージを明確に表現しようという本来の目的を妨げるので使用禁止を心がけましょう。
②「あいまい言葉」は使用禁止
あいまい言葉とは「見直し」「再構築」「問題」「適切な」というようなものです。
ビジネスでは誤魔化し言葉として乱用されています。
こちらも良い例と悪い例で見れば一目瞭然です
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悪い例：営業組織の見直しを提案する
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修正例：東京・大阪など大都市圏での営業人員を増大させる
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悪い例：営業戦略の再構築が必要である
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修正例：営業戦略を、東京・大阪などの大都市強化型に変更する必要がある。
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悪い例：この商品は価格が問題である
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修正例：この商品は小売価格にバラツキがありすぎる
意識的に「問題」などを使うことはOKです。が、考えるプロセス、つまり考えを表現し組み立てる時は、
あいまいな言葉を使ってはいけないということです。
③メッセージはただ一つの文章で表現する
要約メッセージはただ一つのメッセージで表現します。そうでないと要約にはなりません。
もし文章が２つ含まれているなら、要約されていないか、メッセージが絞れていないことになります。
④「しりてが」接続詞は使用禁止
メッセージ表現は「1つの主部と1つの述部」で構成される単文表現にすることがベストです。
ただ、どうしても2つの文章を組み合わせた復文で表現したい場合、接続詞に“and”を使わないようにしましょう。
この理由は、接続した2つの文章の論理的な関係を明らかにしてくれないからです。
単にメッセージが2つになってしまいます。この“and”の日本語版が「しりてが」にあたります。
悪い例とその修正を書いていきます。
悪い例
①A社は倒産し、B社は黒字になった
②B事業は赤字であり、今後も黒字化は期待できない
③あのマンションは、1000万も値下げして、ようやく売却できた
④自分の貯金目標は300万円だが、あと3ヶ月で達成できそうだ
修正例
①A社は倒産したにもかかわらず、B社は黒字になった（逆説）
A社が倒産したおかげで、B社は黒字になった（因果関係）
②B事業は今後も黒字化は期待できない（赤字であることは自明）
③あのマンションは、1000万も値下げすることにより、ようやく売却できた（因果関係）
④あと3ヶ月で、300万円の貯金目標を達成できそうだ。（復文→単文）
So What?をくり返す
要約メッセージ発見のベストツールはこれです。大概メッセージは、はじめは曖昧でモヤモヤしているものです。
煮詰まっていないのであれば、“So What?”と繰り返し自問自答を続けることで
本当に言いたい具体的なメッセージを拾い出すことができます。
ここで、簡単な例を挙げます。
「問題」というNGワードを使っています。これではあまりに抽象的・包括的で、何を言いたいのかが分かりません。
そこで“So What?”で自問自答します。（具体的なメッセージが出てくるまで）
おわりに
このようにして、メッセージに行き着きます。しかしまだ、「考えるプロセス」の作業中ということです。
次回の3章ではピラミッド作成の実践論に入っていきます！